Un presupuesto de un chatbot con IA debe explicar qué consultas atenderá, con qué información trabajará y qué ocurrirá cuando necesite ayuda del equipo. Una cifra sin ese alcance no permite comparar propuestas ni calcular qué trabajo quedará pendiente después de instalarlo.
Para pedir una valoración, reúne ejemplos de consultas, las fuentes disponibles y los canales donde quieres atender. Indica también si necesitas respuestas informativas o acciones conectadas con otras herramientas. Esa diferencia puede cambiar tanto la implantación como la operación posterior.
Pide un alcance descrito con situaciones reales
Sustituye expresiones generales como «chatbot inteligente» por casos concretos: explicar servicios, orientar una solicitud, consultar información autorizada o derivar una conversación.
Ejemplo ficticio: una propuesta incluye respuestas a preguntas publicadas en la web. Otra añade consulta de disponibilidad y registro de solicitudes en el CRM. Aunque ambas se presenten como chatbots, no incluyen las mismas conexiones, permisos ni pruebas.
La propuesta debería indicar qué queda fuera y cómo se valora una ampliación. Así podrás decidir qué necesitas para empezar y qué conviene dejar para una fase posterior.
Separa la implantación de las cuotas recurrentes
En la puesta en marcha, comprueba si se incluyen preparación de fuentes, diseño de conversaciones, integración con la web, conexiones y revisión antes del lanzamiento. Identifica también qué contenido o accesos debe aportar tu empresa.
Las cuotas recurrentes pueden cubrir conceptos distintos: licencia de plataforma, consumo del modelo, alojamiento, supervisión o soporte. Solicita un desglose que evite confundir el pago de una herramienta con el mantenimiento del servicio completo.
Como ejemplo de consumo, Anthropic publica tarifas de API según modelo y tokens de entrada y salida. No equivalen simplemente a un precio fijo por conversación. La estimación debe reflejar cómo utilizará realmente el sistema los recursos contratados.
Calcula escenarios de uso comprensibles
Pide una previsión para un volumen habitual y otro de mayor actividad. Deja visibles los supuestos: número de conversaciones, duración aproximada, consultas a fuentes y operaciones conectadas.
Una forma práctica de ordenar la comparación es sumar implantación y los costes recurrentes previstos para el mismo periodo. Añade los conceptos variables que no estén incluidos y señala qué parte es estimada.
Pregunta qué ocurre al alcanzar un límite: aviso, restricción, ampliación automática o cargo adicional. El presupuesto debe permitir conocer quién controla el consumo y cómo se detecta un crecimiento inesperado.
Define entrega, aceptación y continuidad
Solicita una demostración con casos de tu negocio y criterios acordados para aprobar la entrega. Debe quedar claro cómo se corrigen respuestas incorrectas detectadas durante esa revisión.
Comprueba también estos aspectos:
- Quién administra las cuentas y conexiones utilizadas.
- Qué documentación e información podrás conservar.
- Quién actualiza las fuentes cuando cambia tu oferta.
- Qué incidencias cubre el soporte y cómo se comunican.
- Qué sucede si decides cambiar de proveedor o detener el servicio.
No todas las soluciones ofrecen las mismas posibilidades de traslado. Conviene conocerlas antes de incorporar contenido y procesos que después dependerán de ellas.
Compara propuestas con el mismo alcance
Entrega a los proveedores una lista común de casos, canales y conexiones. Pide que señalen inclusiones, exclusiones y dependencias. Una oferta más económica puede ser adecuada si cubre lo necesario; también puede dejar fuera trabajo esencial que habrá que contratar después.
En FEBEN preparamos proyectos de chatbots e IA aplicada a partir del uso que necesita el negocio. Un presupuesto útil debe ayudarte a decidir qué vas a poner en marcha, qué recursos requiere y cómo lo mantendrás funcionando.