La base de conocimiento para un chatbot reúne la información que podrá utilizar para responder sobre tu empresa. Prepararla implica seleccionar fuentes, resolver contradicciones y definir quién puede consultar cada contenido. Subir documentos sin esa revisión puede trasladar al asistente las mismas dudas que ya existen dentro del negocio.
Empieza por las preguntas que realmente recibes: qué incluye un servicio, dónde se presta, qué necesita aportar el cliente o cómo solicitar ayuda. Esas preguntas permiten identificar qué información hace falta antes de elegir cómo conectarla.
Selecciona una fuente válida por tema
Reúne páginas de servicio, condiciones vigentes y respuestas revisadas por las personas responsables. Para cada tema, decide qué documento tiene prioridad si aparecen versiones diferentes.
Ejemplo ficticio: una presentación antigua afirma que un plan incluye una función que ya se presupuesta aparte. Si ambos documentos se incorporan sin contexto, el asistente puede recuperar información contradictoria. La solución empieza por corregir la documentación y retirar o identificar la versión antigua.
No necesitas incluir todo el archivo de la empresa. El primer alcance puede concentrarse en una familia de servicios y las preguntas necesarias para orientarse sobre ella.
Escribe información que se entienda por separado
Utiliza títulos concretos y explicaciones que indiquen a qué servicio, condición o público se refieren. Evita frases como «incluido en el plan anterior» si el contenido puede consultarse fuera de su presentación original.
Una respuesta sobre alcance debería explicar qué incluye, qué queda fuera y qué circunstancias requieren confirmación. Mantén separados hechos vigentes, ejemplos y propuestas todavía no aprobadas. Esa distinción ayuda tanto al equipo como al sistema que recuperará la información.
Cuando un dato cambie con frecuencia, identifica su fuente actual y cómo se consultará. Copiar disponibilidad o precios variables en un documento sin mantenimiento puede producir respuestas desactualizadas.
Define los permisos antes de conectar fuentes
Un asistente público para visitantes y uno interno para el equipo necesitan accesos distintos. Clasifica qué puede compartirse públicamente, qué requiere identificar al usuario y qué debe quedar fuera del alcance.
Como ejemplo de plataforma, Microsoft explica que Copilot Studio utiliza fuentes de conocimiento y distingue su autenticación según el tipo de origen. No presupongas que todos los archivos conectados conservarán automáticamente las mismas restricciones: revisa y prueba la configuración concreta.
Incluye una comprobación con un usuario que no deba acceder a determinada información. La calidad de una respuesta también depende de que llegue a la persona adecuada.
Asigna mantenimiento a cada contenido
Registra responsable, fecha de revisión y ubicación de la fuente. Define qué cambios del negocio obligarán a actualizarla: nuevos servicios, condiciones modificadas o una forma diferente de atender consultas.
Comprueba cómo se actualiza la información en la solución instalada. Editar un documento no garantiza que todas las copias o índices cambien inmediatamente. El proyecto debe incluir una forma de verificar qué versión utiliza el asistente.
Prueba preguntas antes de ampliar el archivo
Prepara consultas habituales, preguntas ambiguas y casos cuya respuesta no esté disponible. Revisa si el sistema localiza la fuente correcta, conserva sus condiciones y reconoce cuándo necesita aclaración o intervención personal.
Si falla una pregunta, identifica si falta contenido, hay una contradicción o la recuperación no encuentra lo pertinente. Añadir más documentos sin conocer la causa puede dificultar el diagnóstico.
En FEBEN podemos preparar las fuentes y conexiones de tus asistentes de IA con un alcance claro. La base de conocimiento debe representar lo que tu empresa puede afirmar hoy y permitir mantenerlo cuando cambie la oferta.